Data contained in electronic storage, processing and retrieval systems, are documents including external systems used for the work of that institution, body, office or agency, constitute a document, notably if they can be extracted in the form of a printout or electronic-format copy using any reasonably the available tools for the exploitation of the system concerned .
Daten in elektronischen Speicher-, Verarbeitungs- und Abfragesystemen, einschließlich in für die Tätigkeit des betreffenden Organs, der betreffenden Einrichtung oder der betreffenden sonstigen Stelle benutzten externen Systemen, sind als Dokumente anzusehen , insbesondere wenn sie in Form eines Ausdrucks oder einer elektronischen Kopie mithilfe der jeglicher für die Nutzung des betreffenden Systems üblicherweise zur Verfügung stehenden Instrumente abgerufen werden können.