La loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et dans les communes impose notamment, en son article 3, 3°, que " toute correspondance émanant d'une autorité administrative provinciale ou communale indique le nom, la qualité, l'adresse et le numéro de téléphone de la personne en mesure de fournir de plus amples informations sur le dossier" .
Artikel 3, 3° des Gesetzes vom 12. November 1997 über die Öffentlichkeit der Verwaltung in den Provinzen und Gemeinden verlangt u.a., dass " in jedem Schriftwechsel einer Verwaltungsbehörde der Provinz oder der Gemeinde der Name, die Eigenschaft, die Anschrift und die Telefonnummer der Person vermerkt wird, die in der Lage ist, weitere Informationen über die Akte zu erteilen" .